Le jeudi 7 novembre s’est déroulé la quatrième réunion de création des statuts de la future association. Tous ceux qui étaient disponibles se sont donc retrouvés à 18 à la salle de réunion du Théâtre Lavigne au premier étage.Isa a été désignée pour être la gardienne de la parole de cette réunion. Étaient présents :
- Nathalie
- François
- Jean-Jacques
- Guillem
- Bertrand
- Alain-Paul
- Lucien
- Jeannine
- Lena
- Isa
- Bénédicte
- Émilie
- Laurent
- Suzanne
- Roland
- Chrystelle
- Samuel
Marie était excusée pour raison familiale ; Cécile, Caro et Fabrice pour raison de santé. Nous pensons bien à vous quatre 😉 !
Il est à noter que nous avions deux membres mineurs, Émilie et Léna, qui ont apporté un regard nouveau et constructif à notre réunion.
Introduction
Avant de commencer la réunion à proprement parlé, Bénédicte a distribué des magazines “Pluriel Nature” sur l’écologie et le développement durable pour tous. Une bonne lecture en perspective. Samuel en a alors profité pour parler de deux livres :
- “Manuel de transition – de la dépendance au pétrole à la résilience locale” de Rob Hopkins l’un des initiateurs du mouvement des villages en transition. Un livre de référence pour préparer notre action.
- “Introduction à la pensée complexe” d’Edgar Morin. Un livre court et passionnant sur une façon moins binaire d’aborder les problématiques en sortant de notre pensée occidentale hyper spécialisée en silo.
N’hésitez pas à les demander si vous voulez les lire 😉 !
Samuel a aussi reparlé du projet “permaculture à la maternelle” en faisant circuler un exemplaire du dossier remis à la directrice de la maternelle. Le projet sera présenté au conseil d’école le mardi 12/11.Un point a été fait sur la soirée “Téléthon” du 7 décembre pour laquelle l’association assurera l’animation des ateliers jeux de société.Il a aussi été décidé qu’Émilie participerait à l’animation du compte Instagram de l’association.
Ordre du jour
- finaliser le travail sur le règlement intérieur ;
- fixer les modalités et la date de l’assemblée générale constituante (AGC) ;
- présentation de Bertrand sur les modalités de l’atelier qui permettra de décider collectivement du nom définitif de l’association ;
- programmation et choix des futurs ateliers.
Travail sur le règlement intérieur
Nous avons appliqué la procédure habituelle avec lecture des articles un par un et discussion.
Introduction et Article 1
Pas de modification.
Article 2
Suppression d’une phrase sans utilité “Cette fonction se cumulera… si elle s’avère nécessaire”.
Article 3-1
À la lecture de cet article, Chrystelle a relevé que la dénomination de la fonction spécifique de “facilitateur” portait à confusion. Ce terme étant utilisé pour l’animation des réunions. Elle a proposé de le remplacer par le terme de “Médiateur“. Cette proposition a été validée à l’unanimité.
Cet article a aussi fait l’objet de trois autres corrections suite aux interventions de Jean-Jacques et d’Émilie :
- La possibilité de délégation des fonctions spécifiques a été limitée à celle de “représentant”, cela s’avérant inutile ou impossible pour les deux autres.
- chaque fonction spécifique sera assurée par un membre titulaire et un adjoint. Cela afin de tenir compte de la charge de travail importante de ces fonctions.
- un paragraphe est adjoint à cet article :”Afin d’assurer le brassage générationnel, il est prévu que ce duo élu à chaque fonction spécifique sera constitué d’un membre majeur et d’un membre mineur si cela est possible. Il ne pourra y avoir pour la même fonction, élection de deux mineurs. Le membre mineur peut être directement élu à la fonction spécifique, un membre majeur étant alors élu en tant qu’adjoint.”
Article 3-2 à 3-5
Pas de modification.
Article 4
Suite à la lecture, il s’est avéré nécessaire de clarifier la composition des commissions. Le troisième paragraphe est maintenant rédigé ainsi :”Pour créer une commission, il faut 3 membres adhérents de l’association dont deux assureront la fonction de porte-parole. Ces derniers ayant pour mission de relayer auprès des autres instances et membres de l’association les informations relatives au travail de la commission.”
Article 5
Pas de modification mais il a fait l’objet d’un débat et d’un vote sur le recours ou non à une adhésion payante. Bénédicte a notamment exprimé son souhait de ne pas avoir recours à une adhésion payante afin de permettre à l’association d’être plus inclusive et de briser les freins qu’elle ressent chez certains habitants de Peyrestortes quand elle parle de l’association. Roland et Samuel ont abondé dans ce sens.
D’un autre côté, Alain-Paul, Lucien et Jean-Jacques ont rappelé la nécessité de pouvoir faire face à la nécessité d’un budget de fonctionnement notamment pour les frais de création qu’a rappelé Chrystelle.
Chacun a pu s’exprimer calmement et un vote a tranché avec une majorité pour le maintien du texte en l’état avec une adhésion payante. Samuel a rappelé que cela n’empêchait en rien la réalisation d’activités ouvertes à tous gratuitement et sans être adhérent.
Articles 6 et 7
Pas de modification.
Article 8
Cet article a été entièrement réécrit suite à la dernière réunion et en s’inspirant d’une proposition de Jean-Jacques qui a expliqué la philosophie de cet article. L’objectif n’est plus de lister les conditions de réalisation de chaque activité de l’association mais de proposer une méthodologie de travail qui assure à la fois une forte capacité d’adaptation de l’association et un cadre sécurisant de travail. La procédure ainsi mise en place, inspirée de la gestion de projet, a été validée à l’unanimité.
Articles 9
Pas de modification.Le règlement a donc été finalisé et approuvé par tous les membres présents.
Bravo à toutes et à tous pour ce travail 😉 !
Planification de l’AGC
La suite de la réunion a donc porté sur la planification de la future assemblée générale constituante. Samuel a d’abord proposé d’organiser une assemblée générale constituante ouverte à tous les habitants et suivi d’une activité fédératrice à définir (atelier, conférence, projection…).
Les discussions ont vite montré les limites de faisabilité de cette organisation pour des raisons calendaires, pratiques et autres. Nous avons donc choisi d’organiser rapidement une AGC ouverte aux membres du Groupe qui ont participé à la rédaction des documents fondateurs, puis, en janvier ou février d’organiser un événement ouvert à tous pour présenter cette association. L’idée d’Émilie de créer une dynamique positive de présentation de nos activités en créant des supports de communication “avant/après” a été retenue.
Isa a été chargée de réserver la salle des Conférence un dimanche pour la tenue de cette AGC. Ce qui a été fait et l’AGC se tiendra donc le dimanche 24/11 à la salle des conférences de Peyrestortes.
Nom de l’association
Cette AGC débutera par le choix du nom définitif de l’association lors d’un atelier dont l’animation sera assurée par Bertrand qui a présenté les principes de cet atelier. Il a fait remarqué qu’au-delà de 25 participants, il faudrait qu’une autre personne assure l’animation avec lui (qu’il formera). Nous allons donc mettre en place un formulaire de participation.
Travail sur les activités de l’association
Tout le monde a maintenant hâte de commencer à planifier les activités de l’association. Il a été fixé une date pour une réunion de travail, le jeudi 21/11 de 18h à 20h.
Vous êtes donc conviés à participer à la réunion qui servira à définir les premières activités lancées par l’association.
ORDRE DU JOUR :
1 – Introduction à la réunion
2 – Tour de table des projets : chaque personne le souhaitant disposera de 3 mn max pour faire une première présentation de l’atelier / cycle d’atelier / conférences / activités / manifestation qu’elle souhaite voire proposés par l’association. Pour rappel, il n’est pas nécessaire de se positionner en porteur du projet ou responsable de l’atelier. À ce stade, on collecte juste les idées et les envies. Vous pouvez proposer un atelier “produits ménagers bio” sans savoir les faire ni vouloir être l’animateur.
3 – Suite au tour de table, un débat sera organisé pour préciser les envies et les modalités.
4 – Une fois tous les éléments clarifiés, il sera procédé au choix des 3 à 5 typologies d’ateliers retenus pour la première année de l’association. En effet, il est impossible de tout lancer de front 😉 !
5 – Enfin, des commissions seront constituées pour travailler spécifiquement sur chaque type d’activités
MÉTHODOLOGIE :
Comme nous en avons discuté à l’occasion des réunions sur les status, une méthodologie de travail est définie dans l’article 8 du règlement intérieur. Cette méthodologie nous aide à ne pas perdre de temps et à nous poser les bonnes questions. Si vous souhaitez proposer une activité, essayez au préalable (si vous en avez le temps ;-)) de répondre à ces questions afin de vous aider lors de la présentation de l’activité au groupe :
• Quelle activité ?
• Objectifs visés ?
• Fréquence ?
• Durée de chaque session d’activité ?
• Personne référente dans l’association ?
• Besoin d’intervenant extérieur ?
• Besoin de matériel ?
• Pour quel public ?
(adhérents, enfants, adultes, non-adhérents…)
• Nombre minimum et maximum de participants ?
• Besoin d’un local ?
• Besoin d’en faire la promotion ?
Réseaux sociaux ? Flyers ? Journal ? Etc.
• Besoin de financement ou de participation ?
Mais no stress, si vous ne vous le sentez pas, nous ferons cette étape collectivement 😉 !
Nous vous attendons nombreux et motivés !
Conclusion
Cette réunion marque une étape importante et l’ouverture d’une nouvelle séquence pour notre groupe. Merci encore à toutes et tous pour votre implication, vos idées et votre gentillesse.
Lien vers le règlement intérieur corrigé : https://docs.google.com/document/d/14spMYEi-UEHn9yFyovzHQzdGTiE6hXNjLIUahFtuNf8/edit?usp=sharing
